Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Repto is een dienst aangeboden door Repto BV (in oprichting), gevestigd in België. Voor vragen over dit privacybeleid kun je ons bereiken via privacy@repto.be.

Repto treedt op als verwerker van de klantgegevens die via WhatsApp worden ontvangen. De KMO of zelfstandige die Repto gebruikt, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn eindklanten.

2. Welke gegevens verwerken wij?

We verwerken twee categorieën van gegevens:

Categorie	Voorbeelden	Doel
Accountgegevens	Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam	Aanmaken en beheren van account
Gespreksdata	WhatsApp-berichten, naam & telefoonnummer van eindklanten, adres, afspraken	Leveren van de AI-receptionist dienst
Technische data	IP-adressen, logbestanden, gebruiksstatistieken	Veiligheid, diagnose en verbetering van de dienst
Betalingsdata	Factuurgegevens (via Stripe — wij slaan geen kaartgegevens op)	Facturatie en abonnementsbeheer

3. Rechtsgrond voor verwerking

Uitvoering van een overeenkomst — de verwerking is noodzakelijk om de dienst te leveren (art. 6.1.b AVG).
Gerechtvaardigd belang — voor het verbeteren van de dienst en het beveiligen van onze systemen (art. 6.1.f AVG).
Wettelijke verplichting — voor het bijhouden van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c AVG).

4. Waar worden gegevens opgeslagen?

Alle gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. We maken gebruik van de volgende sub-verwerkers, elk met passende GDPR-verwerkersovereenkomsten:

Supabase / PostgreSQL — database (EU-regio)
Railway — server hosting (EU-regio)
Vercel — frontend hosting (EU-regio, Frankfurt)
Anthropic Claude — AI-tekstgeneratie (berichten worden verwerkt maar niet opgeslagen door Anthropic voor trainingsdata)
Twilio — WhatsApp-berichtverwerking
Stripe — betalingen
Clerk — authenticatie

5. Hoelang bewaren wij gegevens?

Accountgegevens — zolang het account actief is, plus 30 dagen na opzegging.
Gespreksdata — 12 maanden na het laatste gesprek, tenzij je eerder verzoekt tot verwijdering.
Factuurdata — 7 jaar conform Belgische boekhoudwetgeving.
Logbestanden — maximaal 90 dagen.

6. Jouw rechten als betrokkene

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

📋 Recht op inzage

Je kunt opvragen welke gegevens we over je bewaren.

✏️ Recht op rectificatie

Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

🗑️ Recht op verwijdering

Je kunt vragen om al je gegevens te wissen.

⏸️ Recht op beperking

Je kunt de verwerking tijdelijk laten stilleggen.

📤 Recht op overdraagbaarheid

Je kunt je gegevens opvragen in een leesbaar formaat.

🚫 Recht van bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Stuur een verzoek naar privacy@repto.be. We reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

7. Cookies

Repto gebruikt een minimaal aantal cookies, enkel functioneel noodzakelijk voor authenticatie (Clerk session cookie) en beveiliging. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: TLS-encryptie voor alle dataverkeer, encryptie van gevoelige velden in de database, toegangscontrole op basis van rollen, en regelmatige back-ups.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid updaten. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je via e-mail of een melding in het dashboard. De datum bovenaan geeft de meest recente versie aan.

10. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten m.b.t. privacy: privacy@repto.be